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GESTIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Ofrecemos soluciones para organizar documentos y facilitar el acceso rápido y seguro a la información clave, mejorando la productividad y la toma de decisiones.
Organización
de archivos
Levantamiento de inventario documental
Elaboración del formato único de inventario documental (FUID)
Limpieza y desinfección de documentos
Digitalización de documentos
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
En JAP, sabemos que la eficiencia y el acceso a la información son clave. Por eso, ofrecemos un servicio integral de digitalización de documentos, que te permite convertir tus archivos físicos en formatos digitales, seguros, organizados y de fácil gestión.
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Digitalización de documentos en papel con escáneres y captura de imágenes
Indexación y clasificación: Organización de documentos digitales con metadatos, etiquetas y categorías para búsqueda rápida y eficiente.
Sistema de gestión de documentos electrónicos: Implementación de sistemas para gestionar, almacenar y recuperar documentos digitales eficientemente.
Digitalización con OCR: Conversión de documentos digitalizados a texto editable para facilitar la búsqueda y edición.
Automatización de procesos: Integración de herramientas de automatización para optimizar flujos de trabajo, reducir tareas manuales y aumentar la eficiencia.
Digitalización Certificada: Conversión de documentos físicos a formatos digitales, cumpliendo normativas legales, estándares técnicos y garantizando su integridad y autenticidad.
CUSTODIA DE ARCHIVOS
Confíe en nosotros para la gestión y custodia especializada de sus archivos. Brindamos un servicio seguro, eficiente y organizado, asegurando la preservación y disponibilidad de los documentos de su empresa.
Custodia de documentos
Almacenamiento en la nueve
Consulta de documentos
Gestión de Tablas de Retención Documental
Servicio de Destrucción Segura
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Nuestro servicio de elaboración de instrumentos archivísticos brinda soluciones a medida para optimizar la organización y gestión documental, garantizando eficiencia y cumplimiento normativo. En JAP creamos los siguientes elementos archivísticos:
Asesoramiento en Gestión Documental: Se brinda orientación para mejorar los procesos y políticas de manejo de documentos, asegurando eficiencia y cumplimiento normativo.
Diagnóstico Integral de Archivos (DIAR): Evaluación exhaustiva de sistemas y procesos de gestión documental, identificando áreas de mejora
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA): Plataforma digital para administrar, organizar y preservar documentos
electrónicos según normativas archivísticas.
Programa de Gestión Documental (PGD): Plan estratégico que establece políticas y procedimientos para gestionar documentos en todo su ciclo de vida.
Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Estructura jerárquica que organiza y clasifica documentos de acuerdo con funciones y procesos.
Formato Único de Inventario Documental (FUID): Registro estandarizado de información detallado sobre documentos y expedientes.
Banco Terminológico: Recopilación de términos y definiciones archivísticas
para uniformizar el lenguaje utilizado
Mapas de Procesos: Recopilación de términos y definiciones archivísticas
para uniformizar el lenguaje utilizado
Tablas de Control de Acceso (TCA): Instrumento que establece niveles de acceso y medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de documentos.
