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GESTIÓN DOCUMENTAL

 
 

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

 
 
 
 

Ofrecemos soluciones para organizar documentos y facilitar el acceso rápido y seguro a la información clave, mejorando la productividad y la toma de decisiones.

 
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Organización

de archivos

Levantamiento de inventario documental

Elaboración del formato único de inventario documental (FUID)

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Limpieza y desinfección de documentos

Digitalización de documentos

 

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 
 
 
 
 

En JAP, sabemos que la eficiencia y el acceso a la información son clave. Por eso, ofrecemos un servicio integral de digitalización de documentos, que te permite convertir tus archivos físicos en formatos digitales, seguros, organizados y de fácil gestión.

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Digitalización de documentos en papel con escáneres y captura de imágenes 

Indexación y clasificación: Organización de documentos digitales con metadatos, etiquetas y categorías para búsqueda rápida y eficiente.

Sistema de gestión de documentos electrónicos: Implementación de sistemas para gestionar, almacenar y recuperar documentos digitales eficientemente.

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Digitalización con OCR: Conversión de documentos digitalizados a texto editable para facilitar la búsqueda y edición.

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Automatización de procesos: Integración de herramientas de automatización para optimizar flujos de trabajo, reducir tareas manuales y aumentar la eficiencia.

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Digitalización Certificada: Conversión de documentos físicos a formatos digitales, cumpliendo normativas legales, estándares técnicos y garantizando su integridad y autenticidad.

CUSTODIA DE ARCHIVOS

 
 
 
 

Confíe en nosotros para la gestión y custodia especializada de sus archivos. Brindamos un servicio seguro, eficiente y organizado, asegurando la preservación y disponibilidad de los documentos de su empresa.

 
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Custodia de documentos

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Almacenamiento en la nueve

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Consulta de documentos

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Gestión de Tablas de Retención Documental

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Servicio de Destrucción Segura

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

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Nuestro servicio de elaboración de instrumentos archivísticos brinda soluciones a medida para optimizar la organización y gestión documental, garantizando eficiencia y cumplimiento normativo.   En JAP creamos los siguientes elementos archivísticos:

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Asesoramiento en Gestión Documental: Se brinda orientación para mejorar los procesos y políticas de manejo de documentos, asegurando eficiencia y cumplimiento normativo. 

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Diagnóstico Integral de Archivos (DIAR): Evaluación exhaustiva de sistemas y procesos de gestión documental, identificando áreas de mejora

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Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA): Plataforma digital para administrar, organizar y preservar documentos
electrónicos según normativas archivísticas.

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Programa de Gestión Documental (PGD): Plan estratégico que establece políticas y procedimientos para gestionar documentos en todo su ciclo de vida.

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Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Estructura jerárquica que organiza y clasifica documentos de acuerdo con funciones y procesos.

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Formato Único de Inventario Documental (FUID): Registro estandarizado de información detallado sobre documentos y expedientes.

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Banco Terminológico: Recopilación de términos y definiciones archivísticas

para uniformizar el lenguaje utilizado

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Mapas de Procesos: Recopilación de términos y definiciones archivísticas

para uniformizar el lenguaje utilizado

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Tablas de Control de Acceso (TCA): Instrumento que establece niveles de acceso y medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de documentos.

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